De Wet open overheid (hierna: Woo) beoogt een transparante en actief openbaar makende overheid. Met dit doel kan het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter worden gediend.
De Woo vervangt sinds 1 mei 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het belangrijkste verschil tussen de Wob en de Woo is dat bestuursorganen verplicht zijn om 17 informatiecategorieën gefaseerd actief openbaar te maken. Daarnaast eist de Woo dat de digitale informatiehuishouding op orde is.
De Woo omvat:
· Het actief openbaar maken van documenten in 17 verplichte informatiecategorieën, waarvan er 15 van belang zijn voor de gemeente;
· Het passief openbaar maken van documenten naar aanleiding van een Woo-verzoek;
· Een inspanningsverplichting om uit eigen beweging zoveel mogelijk de bij de gemeente berustende informatie neergelegd in documenten voor eenieder openbaar te maken;
· Het op orde brengen van de informatiehuishouding.
Er is sprake van meerdere wettelijke verplichtingen die grote impact hebben op alle onderdelen van de organisatie. De verplichting om steeds meer documenten actief openbaar (en voor iedereen toegankelijk) te maken past binnen een tijd waarin de overheid transparant dient te zijn. De verwachting is dat een actieve rol in het openbaar maken van stukken er uiteindelijk toe leidt dat minder verzoeken om informatie worden ingediend. Om stukken actief openbaar te kunnen maken dient de informatiehuishouding op orde te zijn.
De actieve openbaarmaking van documenten is op dit moment nog niet wettelijk verplicht, maar zal op termijn in fases worden ingevoerd per Koninklijk Besluit. De eerste tranche van actieve openbaarmaking gaat in op 1 november 2024. Het is daarom zaak om de organisatie hierop voor te bereiden.
Voorbereidingsfase (januari 2023 – maart 2024)
De gemeente Beek heeft een werkgroep gevormd met daarin de taakvelden informatiemanagement en gegevensbeheer, communicatie en juridisch.
In de voorbereidingsfase is er een terreinverkenning gedaan. Uit die terreinverkenning is gebleken dat het aanschaffen van een anonimiseringstool de hoogste prioriteit had vanwege de Wet op de digitale terinzagelegging die op 1 juli 2023 in werking is getreden. Deze deadline is behaald. Er draait nu een stand alone softwareprogramma (Datamask) dat het anonimiseren van documenten voor de hele organisatie mogelijk maakt. De software is gekoppeld met de in Beek gebruikte systemen Corsa/Liber en RX.Mission.
Om informatie actief openbaar te maken is er een publicatieplatform nodig. Voor bepaalde categorieën (zoals ‘Vergaderstukken decentrale overheden’ en ‘Organisatie en werkwijze’) wordt gebruik gemaakt van bestaande platformen/software, maar voor de meeste categorieën was er nog geen software om te publiceren. Hiervoor is een extra module aangeschaft en ingericht bij en door de leverancier van de website van de gemeente Beek. Deze website, die nog niet publiek live is, wordt op termijn gekoppeld aan de verplichte landelijke Woo-index.
Uitvoeringsfase (maart 2024 tot heden)
De actieve openbaarmaking is opgedeeld in vier fases (tranches). Door de Rijksoverheid zijn de informatiecategorieën gedefinieerd en uitgewerkt. Deze uitwerking is vastgelegd in een ministeriële regeling. De datum van verplichtstelling van actieve openbaarmaking voor een categorie wordt vastgelegd in een Koninklijk Besluit.
Eerste tranche
De eerste tranche bestaat uit de volgende categorieën en dienen op 1 november 2024 verplicht openbaar gemaakt te worden:
- Wetten en algemeen verbindende voorschriften
- Overige besluiten van algemene strekking
- Organisatie en werkwijze
- Bereikbaarheidsgegevens
De gemeente Beek voldoet aan de verplichting van de eerste tranche.
“Wetten en algemeen verbindende voorschriften” en “overige besluiten van algemene strekking” worden al openbaar gemaakt via overheid.nl, de categorieën “Organisatie en werkwijze” en “Bereikbaarheidsgegevens” worden ontsloten via het Register van Overheidsorganisaties (ROO). De verwachting is dat de overige tranches met de daarbij behorende informatiecategorieën in de loop van 2025, maar uiterlijk in 2026 verplicht openbaar gemaakt moeten worden.
De wet heeft, met betrekking tot de actieve openbaarmaking, geen terugwerkende kracht. Dat wil zeggen dat de verplichting tot actieve openbaarmaking niet geldt voor documenten die zijn opgesteld of ontvangen voordat de verplichting tot actieve openbaarmaking voor het bestuursorgaan in werking treedt.
In deze uitvoeringsfase betreffen de werkzaamheden voornamelijk het per tranche in kaart brengen van de inhoud van de categorie, het inventariseren van de huidige processen waarin deze documenten vrij komen inclusief publicatietermijn en het daadwerkelijk publiceren.
Uiteindelijk zullen werkwijzen gemaakt moeten worden zodat elke categorie geïntegreerd wordt binnen de bestaande processen van de gemeente Beek.
Tweede tranche
De werkgroep is bezig met de activiteiten voor de tweede tranche.
De categorieën “Vergaderstukken decentrale overheden” en “Woo- verzoeken en besluiten” zijn inmiddels uitgewerkt en gereed. De eerste categorie is volledig uitgewerkt middels het publicatieplatform iBabs en de tweede categorie via de nieuwe publicatie website.
De ontwikkelingen worden nauwgezet gevolgd, om klaar te zijn voor de inwerkingtreding van de diverse fases.