Rechtmatig handelen is voor een overheidsorganisatie belangrijk; een overheid hoort te voldoen aan wet- en regelgeving. Vanaf de jaarrekening 2023 dient het college een verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid. Dit past in de tijdgeest waarin de verantwoordelijkheid gelegd wordt waar deze hoort. Het college verantwoord zich voor een goed financieel beheer, inclusief bijbehorende verordeningen. De accountant controleert nog wel de verantwoording van het college. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college een gedegen verantwoording heeft opgesteld en afgegeven.
Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat een gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van een gemeente moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden (Arbo), aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden, raadsbesluiten enzovoort. Van een overheidsorganisatie mag immers verwacht worden dat zij conform wet- en regelgeving handelt. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.
Er zijn een 9-tal criteria van rechtmatigheid, de eerste 6 komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten en blijven onlosmakelijk verbonden met de getrouwheidsbeoordeling van de accountant. De overige 3, specifieke criteria, komen tot uitdrukking in de rechtmatigheids-verantwoording.
Afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten:
· Calculatiecriterium
· Valuteringscriterium
· Adresseringscriterium
· Volledigheidscriterium
· Aanvaardbaarheidscriterium
· Prestatie (of leverings)criterium
Afgedekt door rechtmatigheidsverantwoording:
· Begrotingscriterium
· Voorwaardencriterium
· Misbruik en oneigenlijk gebruik
In de jaarrekening 2025 zal in deze paragraaf een rechtmatigheidsverantwoording worden gegeven, met de door de raad besloten rechtmatigheidstoleranties, zoals vastgelegd in het controleprotocol.