Paragraaf 4 / Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft een toelichting op de onderdelen personeel en organisatie vanuit de totale organisatie bezien met daarnaast specifieke toelichtingen op informatie- en communicatietechnologie (ICT), archief en informatiemanagement, huisvesting, facilitaire zaken (FaZa) en inkoop alsmede financieel beheer. De bedrijfsvoeringparagraaf geeft inzicht in de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering, die gericht zijn op het adequaat uitvoeren van de programma’ s en projecten uit deze begroting en de continuïteit van de gemeentelijke organisatie. Hoe beter de gemeentelijke organisatie op orde is, des te beter de organisatie haar publieke taak kan waarmaken.

Relevante beleidsdocumenten:

Beleids- en of financiële wijzigingen
Op organisatorisch gebied spelen er een aantal van ontwikkelingen:

Formatie/personeelsplanning
De gemeente Beek is de laatste jaren in personele omvang uitgebreid als gevolg van een toename aan taken. Dit vormde mede aanleiding om in de tweede helft van 2019 een formatiescan te maken. Op basis van de resultaten van die scan is binnen de begrotingen van 2021 en 2022 ruimte gemaakt voor een gefaseerde structurele formatie-uitbreiding. De budgetten voor studiekosten, personeelsvoorziening, werving & selectie en bedrijfsgezondheidszorg zijn in de begroting 2024 rechtgetrokken.

De praktijk laat zien dat door de toename aan taken blijft voortbestaan. Hierdoor blijft er sprake van spanning op het gebied van werkdruk en prioritering. Om invulling te blijven geven aan deze taken wordt in de begroting van 2025 verzocht om een formatieuitbreiding. De arbeidsmobiliteit binnen Beek is toenemend en met de dito krapte op de arbeidsmarkt worden bepaalde vacatures zeer moeilijk tot niet ingevuld. Gekoppeld aan de arbeidsmarktkrapte en aanverwante wetgeving over de positie van de flexibele kracht is een stijging van de inhuurtarieven duidelijk zichtbaar. In de begroting van 2025 wordt dit budget rechtgetrokken. 

Al deze factoren maken dat er sprake is van spanning op zowel het gebied van werkdruk als op de personele budgetten. Via een palet van maatregelen wordt getracht om als werkgever mensen te boeien en te binden. Organisatieontwikkeling vraagt daarmee om blijvende aandacht waarbij we o.a. via het instrument van de strategische personeelsplanning (€ 750.000 incidenteel beschikbaar gesteld door uw raad bij de begroting 2022) een organisatorische kwaliteitsslag realiseren met gerichte aandacht voor transitie & mobiliteit, werving & selectie en training & opleiding.

In dat kader is er brede aandacht voor de cultuur en arbeidsvitaliteit van onze organisatie en medewerkers om een duurzame inzet te bevorderen. Met ‘employer branding’ wordt daarnaast ingezet op het gericht werven van kandidaten die bij Beek passen en het in de markt zetten van vacatures die maken dat geïnteresseerden specifiek kiezen voor Beek. Er worden ook creatieve oplossingen gezocht voor het vinden van geschikt personeel. Beek is daarnaast actief deelnemer aan het traineeprogramma ‘Richting Zuid’ om zo talentvolle mensen kennis een inbreng in de organisatie te laten geven en kennis te laten maken met Beek in het bijzonder en het vak van ambtenaar in het algemeen. 

Ziekteverzuim

Ziekteverzuimpercentage	2021	2022	2023
Beek	6,3%	8,5%	6,3%
Gemeenten < 20.000 inwoners	5,3%	6,7%	6,3%

Bron: personeelsmonitor A&O-fonds.

Aan de hand van de brede managerieke focus op preventie, ziekteverzuim en re-integratie wordt waar mogelijk gestuurd op zo min mogelijk uitval.

Relevante beleidsdocumenten:
·    Kadernota Accommodatiebeleid 2019 (raad februari 2019)
·    Realisatie fase 1 duurzaamheidsmaatregelen gemeentelijk vastgoed: gemeentehuis, sportcomplex De Haamen en de muziekschool
.    Ruimtelijk Vlekkenplan maatsch. functies (raad dec. 2021) 

Beleids- en of financiële wijzigingen
De gemeente is voor diverse accommodaties verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud. De wijzigende vraag naar multifunctioneel gebruik van accommodaties, het leegkomen van enkele accommodaties, de stijgende kosten voor beheer en onderhoud en de wijzigende vraag van gebruikers maken het noodzakelijk dat er integraal naar alle gemeentelijke accommodaties wordt gekeken. Daarbij geldt dat een integrale blik op alle maatschappelijke voorzieningen (= inclusief gemeentelijke accommodaties) voor de hand ligt. De in februari 2019 vastgestelde Kadernota Accommodatiebeleid 2019 biedt hiervoor de kaders om in te spelen op zich ad hoc voordoende ontwikkelingen. Een ander leidend document is het in december 2021 aan de raad gepresenteerde “Vlekkenplan”.

De volledig nieuw gebouwde BMV Spaubeek is begin 2022 in gebruik genomen en voor-ziet hiermee in de huisvesting van de school, verenigingen, een gezondheidscentrum en een horecavoorziening waarmee de leefbaarheid in de kern Spaubeek voor de toekomst wordt gefaciliteerd. Voor de vrijkomende locaties vindt planontwikkeling plaats. Beheer en exploitatie van de BMV zijn nu nog in handen van de gemeente, maar zullen gefaseerd worden overgedragen aan de nieuwe stichting. Deze richt zich nu nog vooral op de rol van de BMV als katalysator van het sociaal-maatschappelijk leven in Spaubeek. 

De duurzaamheidsmaatregelen Fase 1 zijn allemaal conform planning uitgevoerd, behou-dens de zonnepanelen op de Muziekschool. Gelet op de maatschappelijke toekomstont-wikkelingen, is besloten om de zonnepanelen in te zetten bij Sportcomplex De Haamen in plaats van de Muziekschool.

Volgend op de door de raad aangenomen motie heeft een verkenning plaatsgevonden naar de realisatie van een BMV annex kindcentrum voor de kern Beek. Uit dit onderzoek kwam de voorkeur naar voren voor een “kindcentrum Plus”. Eerder was hiertoe al locatie De Haamen aangewezen. Momenteel vinden de voorbereidende werkzaamheden plaats om te komen tot realisatie medio 2027.

Verder worden de Beekse sociaal-maatschappelijke en culturele accommodaties onder de loep genomen; dit onderzoek moet, om reden van kostenefficiëncy, leiden tot een in-krimping van het aantal accommodaties c.q. herschikking van verenigingsactiviteiten bin-nen de kern Beek.

Relevante beleidsdocumenten:
·    ICT-projectenlijst 2024 e.v.

Beleids- en of financiële wijzigingen
ICT maakt het mogelijk dat digitale informatiestromen binnen organisaties en informatie-uitwisseling met burgers en tussen ketenpartners kan worden gerealiseerd. Onze gemeentelijke ICT-voorzieningen zijn daarmee geen doel op zich maar een belangrijk strategisch bedrijfsmiddel om zowel intern als extern op een adequate manier de dienstverlening te waarborgen. ICT-voorzieningen zijn een onmisbare schakel voor een moderne bedrijfsvoering, informatiebeveiliging en de realisatie van (boven)gemeentelijke beleidsdoelstellingen. De alsmaar toenemende aandacht voor informatiebeveiliging en privacy (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en daarmee het voorkomen van datalekken heeft een behoorlijke impact op onze organisatie en zeker ook op onze ICT-omgeving. Naast het realiseren technische voorzieningen waaronder de 24/7 monitoring van de systemen blijft met name het vergroten van het bewustzijn van de impact van onzorgvuldig handelen een belangrijk aandachtspunt dat binnen de complete organisatie om blijvende aandacht vraagt. 

Om de kwetsbaarheid te verminderen en de continuïteit van de bedrijfsvoering / informatievoorziening  te verbeteren lopen momenteel onderzoeken naar uitbesteding van de harde ICT (servers; technische systemen etc) en P&O-salarisadministratie. Na afronding van deze onderzoeken volgen voorstellen aan uw gemeenteraad. De verwachting is dat dit in 1e helft van 2025 zal zijn.      

Relevante beleidsdocumenten:
·    Archiefverordening 2016
·    Besluit Informatiebeheer 2016
·    Informatiebeleidsplan 2015-2020
·    Beleidskader informatiebeveiliging 2024 - 2027
·    Incidentenbeleid 2020-2022

Beleids- en of financiële wijzigingen

Informatiemanagement zorgt er mede voor dat de gemeente kan beschikken over de meest actuele, complete en betrouwbare informatie om zodoende op een efficiënte en professionele manier uitvoering te geven aan haar werkzaamheden. In een digitale omgeving en door de komst van digitaal werken is er een grote behoefte aan duidelijk (informatie)beleid en een daaraan gelieerd krachtig Informatiemanagement.

Digitale informatie wordt door gemeente Beek beschouwd als het kapitaal van een kennis-gedreven organisatie en dient zorgvuldig beheerd te worden. Informatie is een middel om rechtmatig en doelmatig te handelen, verantwoording over dat handelen af te leggen, gevraagd en ongevraagd aan inwoners, ondernemers en belanghebbenden. Digitale informatie zorgt ervoor dat communicatie efficiënt en effectief gebeurd zonder dat dit een onevenredige belasting oplevert van mensen en middelen binnen de organisatie. Dat raakt de werk- en handelingswijze van elke medewerker. De gemeente beschikt/steekt in op digitaal en zaakgericht werken.
Zaakafhandeling staat voor het procesmatig afhandelen van vragen, aanvragen of verzoeken van burgers en het inzicht geven in de status.
Daarnaast is/wordt daar waar processen behandeld worden in een taakspecifieke applicatie gerealiseerd dat de informatie en archiefbescheiden middels een koppeling in het centrale archief gearchiveerd worden, dan wel worden er maatregelen getroffen om het in de betreffende taakspecifieke applicatie te archiveren en te beheren (Archiveren by design wordt dit genoemd).  Zodat alle archiefbescheiden in een goede, geordende en duurzaam toegankelijke staat bewaard worden en aan de verplichtingen vanuit de archiefwet, maar ook andere wetgevingen, zoals AVG en WOO voldaan kan worden.

Informatiemanagement is een vakgebied dat continue in beweging is, veel wetgevingen hebben hier (in)direct invloed op en de veranderingen in het digitale landschap dienen goed gemonitord en (daar waar nodig) op ingespeeld te worden. 
Er wordt veel waarde gehecht aan een actuele, complete, duurzame, veilige en betrouwbare informatievoorziening. 
De gemeente Beek heeft zich aangesloten bij een nieuwe Archiefdienst, die qua visie, dienstverlening en kwaliteitscriteria beter past bij de gemeente Beek.
Hieruit vloeiend is de gemeente Beek dan ook bezig met een pilot om een serie te bewaren archiefbescheiden over te dragen naar het eDepot van Historisch Centrum Limburg, na deze pilot is het streven om steeds meer te plaatsen in het eDepot. 

 

Eind 2021 is het dienstverleningsconcept van de gemeente Beek vastgesteld. Op basis van dit dienstverleningsconcept en het vastgestelde collegeprogramma is een interne werkgroep gestart met het formuleren en het implementeren van projecten/activiteiten om de dienstverlening van de gemeente Beek te verbeteren. Dit in de wetenschap dat verbetering van de dienstverlening een continu proces is waarbij de implementatie van projecten/activiteiten ondersteunend is aan het verbeteren van de dienstverlening maar dienstverlening ook voor een groot deel wordt bepaald door houding en gedrag. In dat kader moet de implementatie van het dienstverleningsconcept ook worden gezien in relatie tot andere projecten die lopen binnen de organisatie zoals het employer branding-traject en het missie en visie- traject van de organisatie. In 2025 zullen in het kader van de verdere implementatie van het dienstverleningsconcept onder andere de taalniveau B1 worden geïmplementeerd en op 14 september 2025 de Open Dag van de gemeente worden georganiseerd.

Relevante beleidsdocumenten:
·    Inkoopbeleid 2023

Gemeente Beek is geclassificeerd als een aanbestedende dienst en dient daarom te voldoen aan de hiervoor geldende aanbestedingswet- en regelgeving. Taakveld Inkoop draagt zorg voor het uitvoeren ervan op een wijze dat de gemeente Beek op een professionele en integere manier rechtmatig en doelmatig zal inkopen en hierover verantwoording aflegt. 

De eenheid Inkoop ondersteunt de organisatie middels complexe aanbestedingen, contractmanagement en leveranciersbeoordelingen. Daarnaast levert Taakveld Inkoop bovendien een bijdrage aan de toetsing van de jaarlijkse spend door de accountant.

Relevante beleidsdocumenten:
·    Nota reserves en voorzieningen 2024 (vastgesteld 2024)
·    Nota activeren en afschrijven 2024 (vastgesteld 2024)
·    Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2024 (vastgesteld 2024)
·    Treasurystatuut gemeente Beek 2023 (vastgesteld 2023)
·    Verordening ex artikel 212 Gemeentewet (vastgesteld 2023)
·    Verordening ex artikel 213 Gemeentewet (vastgesteld 2023)
·    Verordening ex artikel 213a Gemeentewet (vastgesteld 2023)
·    Nota Misbruik en oneigenlijk gebruik (vastgesteld 2023)
·    Controleprotocol gemeente Beek 2023 (vastgesteld 2023)

Beleids- en of financiële wijzigingen
In het kader van de doorontwikkeling van de Beekse Planning & Control is gekozen voor zowel de samenstelling als de presentatie van de diverse producten gebruik te gaan maken van speciaal hiervoor ingerichte software. Deze begroting 2025 en meerjarenbegroting 2026-2028 is hier een voorbeeld van.

Saldo matrix paragraaf bedrijfsvoering (x € 1.000)
	R2023	B2024	B2025	B2026	B2027	B2028
Lasten overhead exclusief mutatie reserves	-15.447	-16.484	-18.320	-18.143	-18.204	-18.223
·         Salariskosten	-10.533	-12.057	-12.969	-13.020	-13.077	-13.134
·         Personeel en Organisatie	-1.966	-1.134	-1.615	-1615	-1615	-1615
·         ICT	-1.634	-1.919	-2.396	-2.176	-2.246	-2.219
·         Huisvesting	-543	-507	-515	-515	-500	-500
·         Facilitaire zaken	-548	-606	-575	-589	-578	-578
·         Bestuursondersteuning	-223	-261	-250	-228	-188	-177
Baten overhead exclusief mutatie reserves	262	38	44	42	40	40
·         Salariskosten	208	9	9	7	5	5
·         Personeel en Organisatie	22	0	0	0	0	0
·         ICT	1	0	0	0	0	0
·         Huisvesting	11	11	11	11	11	11
·         Facilitaire zaken	19	18	24	24	24	24
·         Bestuursondersteuning	1	0	0	0	0	0
Saldo voor mutatie reserves	-15.185	-16.446	-18.276	-18.101	-18.164	-18.183
Stortingen in reserves overhead (lasten)	89	0	0	0	0	0
·         Salariskosten	0	0	0	0	0	0
·         Personeel en Organisatie	0	0	0	0	0	0
·         ICT	130	0	0	0	0	0
·         Huisvesting	0	0	0	0	0	0
·         Facilitaire zaken	-41	0	0	0	0	0
·         Bestuursondersteuning	0	0	0	0	0	0
Onttrekkingen uit reserves overhead (baten)	866	425	569	224	279	249
·         Salariskosten	0	0	0	0	0	0
·         Personeel en Organisatie	122	0	0	0	0	0
·         ICT	0	285	525	180	250	220
·         Huisvesting	44	44	44	44	29	29
·         Facilitaire zaken	700	41	0	0	0	0
·         Bestuursondersteuning	0	55	0	0	0	0
Totaal mutatie reserves overhead	955	425	569	224	279	249
Saldo na mutatie reserves	-14.230	-16.021	-17.707	-17.877	-17.885	-17.934
Direct toegerekend aan producten	8.376	9.353	10.257	10.293	10.334	10.373
·         Salariskosten	7.052	8.212	9.019	9.055	9.096	9.135
·         Personeel en Organisatie	982	552	641	641	641	641
·         ICT	294	316	316	316	316	316
·         Huisvesting	99	106	108	108	108	108
·         Facilitaire zaken	-51	167	173	173	173	173
·         Bestuursondersteuning	0	0	0	0	0	0
Overhead (niet direct toerekenbaar)	-5.854	-6.668	-7.450	-7.584	-7.551	-7.561