Paragraaf 4 / Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft een toelichting op de onderdelen personeel en organisatie vanuit de totale organisatie bezien met daarnaast specifieke toelichtingen op informatie- en communicatietechnologie (ICT), archief en informatiemanagement, huisvesting, facilitaire zaken (FaZa) en inkoop alsmede financieel beheer. De bedrijfsvoeringparagraaf geeft inzicht in de beleidsvoornemens over de bedrijfsvoering, die gericht zijn op het adequaat uitvoeren van de programma’ s en projecten uit deze begroting en de continuïteit van de gemeentelijke organisatie. Hoe beter de gemeentelijke organisatie op orde is, des te beter de organisatie haar publieke taak kan waarmaken.

Formatie / personeelsplanning
De organisatie heeft de laatste jaren moeten inspelen op een toename aan taken (landelijke en maatschappelijke ontwikkelingen). Daarnaast speelt het hoge ambitieniveau van het bestuur ook een rol. Dit vormt sinds enkele jaren mede aanleiding om de organisatie en haar formatie in kwantitatieve en kwalitatieve zin op niveau te brengen en toekomstbestendig te maken. Hierdoor is de organisatie in personele omvang toegenomen.

De praktijk laat zien dat deze ontwikkelingen blijven voortbestaan. Hierdoor blijft er sprake van spanning op het gebied van formatie en personele budgetten in relatie tot werkdruk en prioritering. De arbeidsmobiliteit binnen Beek is toenemend en met de krapte op de arbeidsmarkt worden bepaalde vacatures zeer moeilijk tot niet ingevuld. Organisatieontwikkeling vraagt daarmee om blijvende aandacht, waarbij onder andere met een strategische personeelsplanning een organisatorische kwaliteitsslag wordt gerealiseerd met gerichte aandacht voor transitie & mobiliteit, werving & selectie en training & opleiding.  Daarnaast wordt als gevolg van het niet invullen van vacatures een groter beroep gedaan op de flexibele schil. In het samenwerkingsverband met IGOM wordt gebruik gemaakt van een inhuurdesk waarbij getracht wordt grip te houden op de (stijgende) inhuurtarieven.

In de voorgaande jaren heeft de organisatie gewerkt aan een aantal langere termijn ontwikkelingen, gericht op de cultuur en arbeidsvitaliteit van onze organisatie en medewerkers om een duurzame inzet te bevorderen. Om deze ingezette koers te bestendigen en om verder koers te bepalen naar de toekomst wordt in 2026 gewerkt aan een nieuwe toekomstbestendige organisatievisie. Met ‘employer branding’ wordt daarnaast ingezet op het gericht werven van kandidaten die bij Beek passen en het in de markt zetten van vacatures die maken dat geïnteresseerden specifiek kiezen voor Beek. Er worden ook creatieve oplossingen gezocht voor het vinden van geschikt personeel.

Ziekteverzuim

Bron: personeelsmonitor A&O-fonds.

Aan de hand van de brede managerieke focus op preventie, ziekteverzuim en re-integratie wordt waar mogelijk gestuurd op zo min mogelijk uitval.

Relevante beleidsdocumenten:
·    Kadernota Accommodatiebeleid 2019 (raad februari 2019)
·    Ruimtelijk Vlekkenplan maatschappelijke functies (raad dec. 2021) 

Beleids- en of financiële wijzigingen
Ten opzichte van het voorgaande jaar hebben zich geen beleidsmatige of financiële wijzigingen voorgedaan met betrekking tot het beheer, onderhoud en gebruik van gemeentelijke accommodaties. De kaders zoals vastgelegd in de Kadernota Accommodatiebeleid 2019 en het in december 2021 aan de raad gepresenteerde Vlekkenplan blijven ongewijzigd van kracht.

Verduurzaming
Eind 2023 is, in het kader van ontzorgingsprogramma (OZP) van de Provincie, een traject gestart met Gemeente Beek en Brink over het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed. In 2025 is Brink gevraagd om te ondersteunen bij het bestuurlijk traject; het ondersteunen bij het bestuurlijk traject is de vervolgstap op het verduurzamingstraject dat eind 2023 is afgerond. Vanuit het ontzorgingsprogramma (OZP) Limburg is gewerkt aan een duurzaamheidsdashboard waarmee de verduurzamingsopgave van het gemeentelijk vastgoed van Gemeente Beek in beeld is gebracht.

In navolging van het ontzorgingsprogramma zijn de volgende vervolgstappen in de verduurzaming gemeentelijk vastgoed genomen:  (1) Actualiseren van de investeringen zoals reeds benoemd in het duurzaamheidsdashboard / (2) Pakketkeuze per gemeentelijke accommodatie bepalen / (3) Financieel plaatje en dekkingsbronnen bepalen / (4) Voorstel opstellen planning en prioritering.

In de Verduurzamingsopgave waren eerst 24 gemeentelijke gebouwen. Dat is nu gereduceerd naar 17 gemeentelijke gebouwen. Dit is een gevolg van het feit dat voor enkele gebouwen een separaat traject is opgestart: verbouwing c.q. onderzoek renovatie (De Haamen/Stegen 35/bedrijfsgebouw), gymzalen die op de nominatie staan voor sloop, verkoop muziekschool en monumentale status Hubertusmolen.

Vanuit oogpunt van ambitie, slim en realistisch verduurzamen is de vervolgstap om aan de slag te gaan met een scenario waarin slim en realistisch verduurzamen van de vastgoedportefeuille centraal staat. Daarnaast wordt rekening gehouden met duurzame maatregelen voor een aantal gebouwen en kleine maatregelen die mee worden genomen tijdens het reguliere onderhoudsproces/-werkzaamheden.

Relevante beleidsdocumenten:
·    ICT-projectenlijst 2024 e.v. 

Beleids- en of financiële wijzigingen
ICT is van essentieel belang voor een moderne, betrouwbare en veilige gemeentelijke organisatie. Digitale informatiestromen binnen de organisatie én gegevensuitwisseling met inwoners en ketenpartners zijn onmisbaar voor een goed functionerende overheid. De gemeentelijke ICT-voorzieningen zijn dan ook geen doel op zich, maar een strategisch hulpmiddel om de dienstverlening van de gemeente, zowel intern als extern, adequaat te ondersteunen. Tegelijkertijd neemt het belang van informatiebeveiliging en privacybescherming toe. Dit vraagt om voortdurende aandacht binnen de gehele organisatie. Naast technische maatregelen, zoals monitoring van systemen, is vooral het bewustzijn rond zorgvuldig omgaan met informatie een blijvend aandachtspunt.
Nieuwe ICT-investeringen worden geactiveerd en de bijbehorende jaarlijkse kapitaallasten zijn structureel opgenomen in de begroting. De gemeentelijke ICT-projectenlijst wordt periodiek geactualiseerd, waarbij een zorgvuldige afweging plaatsvindt tussen wettelijke noodzaak en beschikbare uitvoeringscapaciteit.

De ICT-inrichting van de gemeente Beek wordt momenteel in eigen beheer uitgevoerd op basis van een traditionele technologie-infrastructuur. Om de ICT-inrichting toekomstbestendig te maken en de missie en visie van de organisatie adequaat te kunnen ondersteunen, is een transitie naar een cloudgebaseerde infrastructuur en een gemoderniseerde digitale werkplek noodzakelijk. Om deze ontwikkeling mogelijk te maken, is besloten toe te werken naar toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Solido. In 2026 en 2027 worden hiervoor verschillende stappen gezet, zodat de gemeente Beek in 2027 kan toetreden tot Solido en de transitie naar de nieuwe ICT-inrichting kan worden gerealiseerd.  In de aanloop naar de transitie wordt, waar mogelijk, al gebruikgemaakt van diensten van Solido. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de aanschaf van devices. Op deze wijze kunnen investeringen zo veel mogelijk worden afgestemd op de toekomstige ICT-inrichting en worden desinvesteringen geminimaliseerd.

Relevante beleidsdocumenten:

• Archiefverordening 2016
• Besluit Informatiebeheer 2016
• Informatiebeleidsplan 2015-2020
• Bestandsformatenbeleid
• Beleidskader informatiebeveiliging 2024 - 2027
• Incidentenbeleid 2020-2022

Beleids- en of financiële wijzigingen
Informatiemanagement zorgt er mede voor dat de gemeente kan beschikken over de meest actuele, complete en betrouwbare informatie om zodoende op een efficiënte en professionele manier uitvoering te geven aan haar werkzaamheden. In een digitale omgeving is er een grote behoefte aan duidelijk (informatie)beleid en een daaraan gelieerd krachtig Informatiemanagement.

Digitale informatie wordt door gemeente Beek beschouwd als het kapitaal van een kennis-gedreven organisatie en dient zorgvuldig beheerd te worden. Informatie is een middel om rechtmatig en doelmatig te handelen, verantwoording over dat handelen af te leggen, gevraagd en ongevraagd aan inwoners, ondernemers en belanghebbenden. Digitale informatie zorgt ervoor dat communicatie efficiënt en effectief gebeurt zonder dat dit een onevenredige belasting oplevert van mensen en middelen binnen de organisatie. Dat raakt de werk- en handelingswijze van elke medewerker. De gemeente beschikt/steekt in op digitaal en zaakgericht werken.
Zaakafhandeling staat voor het procesmatig afhandelen van vragen, aanvragen of verzoeken van burgers en het inzicht geven in de status.
Waar processen behandeld worden in een taakspecifieke applicatie worden informatie en archiefbescheiden met een koppeling in het centrale archief gearchiveerd of er worden maatregelen getroffen om het in de betreffende taakspecifieke applicatie te archiveren en te beheren. Dit wordt ook wel Archiveren by design genoemd.  Op deze manier worden alle archiefbescheiden in een goede, geordende en duurzaam toegankelijke staat bewaard en wordt aan de verplichtingen vanuit de Archiefwet, maar kan ook aan andere wetgevingen, zoals AVG en WOO worden voldaan.

Informatiemanagement is een vakgebied dat continu in beweging is. Veel wetgeving heeft hier (in)direct invloed op en de veranderingen in het digitale landschap dienen goed gemonitord te worden en daar waar nodig dienen we hierop in te spelen. 
Er wordt veel waarde gehecht aan een actuele, complete, duurzame, veilige en betrouwbare informatievoorziening. 

Afgelopen jaar heeft de gemeente Beek de videotulen van de raads- en commissievergaderingen overgedragen naar het eDepot van het Historisch Centrum Limburg (HCL).  Vanaf 2018 wordt er gewerkt met een Vervangingsbesluit, waardoor er alleen nog een digitaal archief wordt opgebouwd binnen de gemeente Beek. De te bewaren bescheiden worden dan ook op termijn overgedragen naar het eDepot.
Sinds 2025 beschikt de gemeente Beek over het pre-depot van HCL. Een pre-depot is een digitale beheeromgeving waar archiefwaardige bescheiden worden voorbereid voor overbrenging naar een eDepot. Het pre-depot functioneert dan als een tussenstation voor de selectie, ordening en technische bewerking van digitale archiefbescheiden.
Daarnaast kan het pre-depot ook gebruikt worden als digitale opslagomgeving waar archiefwaardige bescheiden opgenomen kunnen worden die vernietigbaar zijn. 
Komende jaren is het streven om daar waar mogelijk steeds meer gebruik te maken van het pre-depot. 

Informatiebeveiliging
Informatiebeveiliging is onmisbaar binnen een digitale en kennisgedreven organisatie. Digitale gegevens zijn waardevol en vaak privacygevoelig. Zij vormen de basis voor rechtmatig en doelmatig handelen en ondersteunen een betrouwbare en transparante dienstverlening aan inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden.

De digitale omgeving verandert snel. Digitale dreigingen, zoals cyberaanvallen, datalekken en misbruik van persoonsgegevens, nemen toe. Hierdoor groeit het belang van digitaal vertrouwen en een weerbare organisatie. De organisatie werkt daarom voortdurend aan het versterken van de digitale weerbaarheid. Het Beleidskader informatiebeveiliging 2024–2027 vormt hiervoor de basis en beschrijft hoe de organisatie structureel en risicogericht werkt aan veilige informatieverwerking.

Informatiebeveiliging vindt plaats binnen de kaders van geldende wet- en regelgeving en normenkaders, waaronder de Cyberbeveiligingswet (Cbw), de Nederlandse implementatie van de Europese NIS2-richtlijn, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Jaarlijks legt de organisatie via ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) verantwoording af over de toepassing van beveiligingsnormen en de beheersing van informatiebeveiligingsprocessen.

De BIO geldt als normenkader en vormt de basis voor een systematische en samenhangende aanpak van informatiebeveiliging. Risicomanagement speelt hierin een centrale rol. Informatiebeveiliging is verankerd binnen de organisatie, met duidelijke verantwoordelijkheden en rollen, waaronder die van de Chief Information Security Officer (CISO).

Het beleid is gericht op het voorkomen van incidenten, het beheersen van risico’s en het waarborgen van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie. Hiermee blijft de organisatie digitaal weerbaar en voldoet zij aan haar wettelijke en maatschappelijke verantwoordelijkheden.

Relevante beleidsdocumenten:
·    Inkoopbeleid 2023

De gemeente Beek is geclassificeerd als een aanbestedende dienst en dient daarom te voldoen aan de hiervoor geldende aanbestedingswet- en regelgeving.  Inkoop zorgt ervoor dat inkopen op een rechtmatige, doelmatige, professionele en integere wijze plaatsvinden en draagt zorg voor de verantwoording over de naleving van de geldende wet- en regelgeving.

Naast de uitvoering en begeleiding van (complexe) aanbestedingen ondersteunt Inkoop de organisatie bij contractmanagement en leveranciersbeoordelingen. Ook wordt een bijdrage geleverd aan de jaarlijkse spendanalyse en de controle daarop door de accountant.

Relevante beleidsdocumenten:
·    Nota reserves en voorzieningen 2024 (vastgesteld maart 2024)
·    Nota activeren en afschrijven 2024 (vastgesteld april 2024)
·    Nota weerstandsvermogen en risicomanagement (vastgesteld februari 2024)
·    Treasurystatuut gemeente Beek 2023 (vastgesteld december 2023)
·    Verordening (financieel) Misbruik en oneigenlijk gebruik (vastgesteld december 2023)
·    Verordening ex artikel 212 (vastgesteld december 2025)
·    Verordening ex artikel 213 Gemeentewet (vastgesteld december 2025)
·    Verordening ex artikel 213a Gemeentewet (vastgesteld november 2023)
·    Controleprotocol 2025 (vastgesteld december 2025)

Beleids- en of financiële wijzigingen
n.v.t.

Onder overhead wordt verstaan: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Te denken valt aan salarissen en overige kosten m.b.t. P&O, financiën, huisvesting en bestuursondersteuning. Deze kosten mogen niet meer worden toegerekend aan de directe taakvelden/programma’s. 
De overhead wordt vanaf 2017 centraal begroot en verantwoord op het overzicht overhead via taakveld Overhead. In dit overzicht wordt inzicht gegeven in het totaal van de overhead alsmede de verrekening binnen de begroting.

Specificatie van de overhead
De kosten van overhead kunnen als volgt gespecificeerd worden (x € 1.000):