Paragraaf 4 / Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft een toelichting op de onderdelen personeel en organisatie vanuit de totale organisatie bezien met daarnaast specifieke toelichtingen op informatie- en communicatietechnologie (ICT), archief en informatiemanagement, huisvesting, facilitaire zaken (FaZa) en inkoop alsmede financieel beheer. De bedrijfsvoeringparagraaf geeft inzicht in de beleidsvoornemens over de bedrijfsvoering, die gericht zijn op het adequaat uitvoeren van de programma’ s en projecten uit deze begroting en de continuïteit van de gemeentelijke organisatie. Hoe beter de gemeentelijke organisatie op orde is, des te beter de organisatie haar publieke taak kan waarmaken.

Relevante beleidsdocumenten:

Beleids- en/of financiële wijzigingen
Op organisatorisch gebied spelen er een aantal ontwikkelingen:

Formatie/personeelsplanning
De gemeente Beek is de laatste jaren in personele omvang uitgebreid als gevolg van een toename aan taken. Dit vormde mede aanleiding om in de tweede helft van 2019 een formatiescan te maken. Op basis van de resultaten van die scan is binnen de begrotingen van 2021 en 2022 ruimte gemaakt voor een gefaseerde structurele formatie-uitbreiding. 

We zien in de praktijk dat een toename van taken blijft voortbestaan. Hierdoor blijft er sprake van spanning op het gebied van werkdruk en prioritering in relatie tot de formatieomvang.  De arbeidsmobiliteit binnen Beek blijft toenemen en met de dito krapte op de arbeidsmarkt worden bepaalde vacatures zeer moeilijk tot niet ingevuld. We zien dit met name in het ruimtelijk domein,  welzijn/jeugdzorg en op bepaalde specialistische functies. Gekoppeld aan de arbeidsmarktkrapte en aanverwante wetgeving over de positie van de flexibele kracht is een stijging van de inhuurtarieven duidelijk zichtbaar. Door samen met andere gemeenten en overheidsorganisaties gebruik te maken van een inhuurdesk proberen we grip te houden op inhuurtarieven.

Al deze factoren maken dat er sprake is van spanning op zowel het gebied van werkdruk als op de personele budgetten. Via een palet aan maatregelen wordt getracht om als werkgever mensen te boeien en te binden. Organisatieontwikkeling vraagt daarmee om blijvende aandacht waarbij we o.a. via het instrument van de strategische personeelsplanning (€ 750.000 incidenteel beschikbaar gesteld door uw raad bij de begroting 2022) een organisatorische kwaliteitsslag realiseren met gerichte aandacht voor transitie & mobiliteit, werving & selectie en training & opleiding.

In dat kader is er brede aandacht voor de cultuur en arbeidsvitaliteit van onze organisatie en medewerkers om een duurzame inzet te bevorderen. Met ‘employer branding’ wordt daarnaast ingezet op het gericht werven van kandidaten die bij Beek passen en het in de markt zetten van vacatures die maken dat geïnteresseerden specifiek kiezen voor Beek. Er worden ook creatieve oplossingen gezocht voor het vinden van geschikt personeel. 

Ziekteverzuim

Bron: personeelsmonitor A&O-fonds.

Aan de hand van de brede managerieke focus op preventie, ziekteverzuim en re-integratie wordt waar mogelijk gestuurd op zo min mogelijk uitval.

Relevante beleidsdocumenten:
·    Kadernota Accommodatiebeleid 2019 (raad februari 2019)
·    Ruimtelijk Vlekkenplan maatsch. functies (raad dec. 2021) 

Beleids- en of financiële wijzigingen
Ten opzichte van het voorgaande jaar hebben zich geen beleidsmatige of financiële wijzigingen voorgedaan met betrekking tot het beheer, onderhoud en gebruik van gemeentelijke accommodaties. De kaders zoals vastgelegd in de Kadernota Accommodatiebeleid 2019 en het in december 2021 aan de raad gepresenteerde Vlekkenplan blijven ongewijzigd van kracht.

Verduurzaming
Inleiding
Eind 2023 is, in het kader van ontzorgingsprogramma (OZP) van de Provincie, een traject gestart met Gemeente Beek en Brink over het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed. In 2025 is Brink gevraagd om te ondersteunen bij het bestuurlijk traject; het ondersteunen bij het bestuurlijk traject is de vervolgstap op het verduurzamingstraject dat eind 2023 is afgerond. Vanuit het ontzorgingsprogramma (OZP) Limburg is gewerkt aan een duurzaamheidsdashboard waarmee de verduurzamingsopgave van het gemeentelijk vastgoed van Gemeente Beek in beeld is gebracht.
Bij de verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed ligt de focus op het laaghangend fruit. Met uitzondering voor een aantal locaties waar er een ambitieuzere verduurzaming gewenst is; (1) Sportcomplex Haamen, (2) Asta , (3) Stegen 35 en (4) Gemeentehuis.
Bij de uit te voeren verduurzamingsmaatregelen, zal de aandacht gevestigd worden op  verlaging van energieverbruik en de terugverdientijd.

De te nemen Vervolgstappen in de verduurzaming gemeentelijk vastgoed zijn verder:  (1) Actualiseren van de investeringen zoals reeds benoemd in de duurzaamheidsdashboard / (2) Pakketkeuze per gemeentelijke accommodatie bepalen / (3). Financiële plaatje en dekkingsbronnen bepalen / (4) Voorstel opstellen planning en prioritering.

DUMAVA Subsidie en Locatie Stegen 35
In Q2 - 2025 heeft de aanvraag DUMAVA-subsidie plaatsgevonden voor Locatie Stegen 35. DUMAVA staat voor Duurzaam uitvoering Maatschappelijk Vastgoed. Aanvraag is gedaan i.h.k.v. verduurzaming van Locatie Stegen 35. Deze subsidie is Q3 - 2025 toegekend. 

Algemeen
Het vooronderzoek naar de realisatie van een BMV annex kindcentrum voor de kern Beek heeft geleid tot de voorkeur voor de ontwikkeling van een kindcentrum Plus op locatie De Haamen. De voorbereidingen hiervoor zijn in gang gezet, waarbij nog steeds wordt uitgegaan van realisatie medio 2027. Het onderzoek naar de sociaal-maatschappelijke en culturele accommodaties in Beek is inmiddels afgerond. De uitkomsten hiervan vormen de basis voor verdere herschikking en inkrimping van het aantal accommodaties, met als doel het realiseren van meer kostenefficiënt beheer en gebruik van deze voorzieningen.

Relevante beleidsdocumenten:
·    ICT-projectenlijst 2024 e.v.

Beleids- en of financiële wijzigingen
ICT is van essentieel belang voor een moderne, betrouwbare en veilige gemeentelijke organisatie. Digitale informatiestromen binnen de organisatie én gegevensuitwisseling met inwoners en ketenpartners zijn onmisbaar voor een goed functionerende overheid. De gemeentelijke ICT-voorzieningen zijn dan ook geen doel op zich, maar een strategisch hulpmiddel om de dienstverlening van de gemeente, zowel intern als extern, adequaat te ondersteunen. Tegelijkertijd neemt het belang van informatiebeveiliging en privacybescherming toe. Dit vraagt om voortdurende aandacht binnen de gehele organisatie. Naast technische maatregelen, zoals 24/7 monitoring van systemen, is vooral het bewustzijn rond zorgvuldig omgaan met informatie een blijvend aandachtspunt.
Nieuwe ICT-investeringen worden geactiveerd en de bijbehorende jaarlijkse kapitaallasten zijn structureel opgenomen in de begroting. De gemeentelijke ICT-projectenlijst wordt periodiek geactualiseerd, waarbij een zorgvuldige afweging plaatsvindt tussen wettelijke noodzaak en beschikbare uitvoeringscapaciteit.

In het kader van risicobeheersing en het borgen van de continuïteit heeft in de eerste helft van 2025 een extern onderzoek plaatsgevonden naar de toekomstige inrichting van de gemeentelijke ICT. Uit dit onderzoek komt naar voren dat een transformatie van de ICT-afdeling noodzakelijk is om blijvend te kunnen inspelen op technologische ontwikkelingen, toenemende complexiteit in wet- en regelgeving en de groeiende vraag vanuit de organisatie. De belangrijkste aanbeveling is om de technische ICT-taken, zoals het beheer van systemen en infrastructuur, gefaseerd uit te besteden. Hierdoor ontstaat ruimte voor de ICT-afdeling om zich te ontwikkelen tot een regieorganisatie. De focus komt dan te liggen op leveranciersmanagement, het ophalen van behoeften uit de organisatie en het ondersteunen van strategische initiatieven zoals datagedreven werken en de inzet van AI-toepassingen. Met deze transformatie, die vermoedelijk zal lopen tot eind 2027, blijft gemeente Beek sturen op een toekomstbestendige, beheersbare en veilige informatievoorziening.

Relevante beleidsdocumenten:

• Archiefverordening 2016
• Besluit Informatiebeheer 2016
• Informatiebeleidsplan 2015-2020
• Bestandsformatenbeleid
• Beleidskader informatiebeveiliging 2024 - 2027
• Incidentenbeleid 2020-2022

Beleids- en of financiële wijzigingen

Informatiemanagement zorgt er mede voor dat de gemeente kan beschikken over de meest actuele, complete en betrouwbare informatie om zodoende op een efficiënte en professionele manier uitvoering te geven aan haar werkzaamheden. In een digitale omgeving is er een grote behoefte aan duidelijk (informatie)beleid en een daaraan gelieerd krachtig Informatiemanagement.

Digitale informatie wordt door gemeente Beek beschouwd als het kapitaal van een kennis-gedreven organisatie en dient zorgvuldig beheerd te worden. Informatie is een middel om rechtmatig en doelmatig te handelen, verantwoording over dat handelen af te leggen, gevraagd en ongevraagd aan inwoners, ondernemers en belanghebbenden. Digitale informatie zorgt ervoor dat communicatie efficiënt en effectief gebeurt zonder dat dit een onevenredige belasting oplevert van mensen en middelen binnen de organisatie. Dat raakt de werk- en handelingswijze van elke medewerker. De gemeente beschikt/steekt in op digitaal en zaakgericht werken.
Zaakafhandeling staat voor het procesmatig afhandelen van vragen, aanvragen of verzoeken van burgers en het inzicht geven in de status.
Waar processen behandeld worden in een taakspecifieke applicatie worden informatie en archiefbescheiden met een koppeling in het centrale archief gearchiveerd of er worden maatregelen getroffen om het in de betreffende taakspecifieke applicatie te archiveren en te beheren. Dit wordt ook wel Archiveren by design genoemd.  Op deze manier worden alle archiefbescheiden in een goede, geordende en duurzaam toegankelijke staat bewaard en wordt aan de verplichtingen vanuit de Archiefwet, maar kan ook aan andere wetgevingen, zoals AVG en WOO worden voldaan.

Informatiemanagement is een vakgebied dat continue in beweging is. Veel wetgeving heeft hier (in)direct invloed op en de veranderingen in het digitale landschap dienen goed gemonitord te worden en daar waar nodig dienen we hierop in te spelen. 
Er wordt veel waarde gehecht aan een actuele, complete, duurzame, veilige en betrouwbare informatievoorziening. 

Afgelopen jaar heeft de gemeente Beek de videotulen van de raads- en commissievergaderingen overgedragen naar het eDepot van het Historisch Centrum Limburg (HCL).  Vanaf 2018 wordt er gewerkt conform een Vervangingsbesluit, waardoor er alleen nog een digitaal archief wordt opgebouwd binnen de gemeente Beek. De te bewaren bescheiden worden dan ook op termijn overgedragen naar het eDepot.
Sinds 2025 beschikt de gemeente Beek over het pre-depot van HCL. Een pre-depot is een digitale beheeromgeving waar archiefwaardige bescheiden worden voorbereid voor overbrenging naar een eDepot. Het pre-depot functioneert dan als een tussenstation voor de selectie, ordening en technische bewerking van digitale archiefbescheiden.
Daarnaast kan het pre-depot ook gebruikt worden als digitale opslagomgeving waar archiefwaardige bescheiden opgenomen kunnen worden die vernietigbaar zijn. 
Komende jaren is het streven om daar waar mogelijk steeds meer gebruik te maken van het pre-depot. 

Informatiebeveiliging

Informatiebeveiliging is onmisbaar binnen een digitale en kennisgedreven organisatie. Digitale gegevens zijn waardevol en vaak privacygevoelig. Zij vormen de basis voor rechtmatig en doelmatig handelen en ondersteunen een betrouwbare en transparante dienstverlening aan inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden.

De huidige digitale omgeving verandert snel. Gevaren als cyberaanvallen, datalekken en misbruik van persoonsgegevens nemen toe, waardoor de behoefte aan digitaal vertrouwen steeds groter wordt. De organisatie speelt hierop in door voortdurend te werken aan het versterken van de digitale weerbaarheid. In het Beleidskader informatiebeveiliging 2024–2027 is vastgelegd hoe de organisatie structureel en risicogericht werkt aan veilige informatieverwerking.

De wettelijke basis voor informatiebeveiliging is stevig. Relevante wet- en regelgeving, zoals de NIS2-richtlijn, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo), stellen hoge eisen aan de manier waarop informatie wordt verwerkt, opgeslagen en beveiligd. Via ENSIA wordt hierover jaarlijks verantwoording afgelegd.

De BIO geldt als normenkader en vormt de basis voor een systematische en samenhangende aanpak. Risicomanagement speelt hierin een centrale rol. Informatiebeveiliging is verankerd binnen de organisatie, met duidelijke verantwoordelijkheden en rollen, waaronder die van de Chief Information Security Officer (CISO).

Het beleid is gericht op het voorkomen van incidenten, het beheersen van risico’s en het waarborgen van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie. Zo blijft de organisatie digitaal weerbaar en voldoet zij aan haar wettelijke en maatschappelijke verantwoordelijkheden.

Eind 2021 is het dienstverleningsconcept van de gemeente Beek vastgesteld. Op basis van dit dienstverleningsconcept en het vastgestelde collegeprogramma is een interne werkgroep gestart met het formuleren en het implementeren van projecten/activiteiten om de dienstverlening van de gemeente Beek te verbeteren. Dit in de wetenschap dat verbetering van de dienstverlening een continu proces is waarbij de implementatie van projecten/activiteiten ondersteunend is aan het verbeteren van de dienstverlening maar dienstverlening ook voor een groot deel wordt bepaald door houding en gedrag. In dat kader moet de implementatie van het dienstverleningsconcept ook worden gezien in relatie tot andere projecten die lopen binnen de organisatie zoals het employer branding-traject en het missie en visie- traject van de organisatie. In 2026 wordt, in het kader van de verdere implementatie van het dienstverleningsconcept, gewerkt aan diverse onderwerpen zoals zaakgericht en digitaal werken, B1-taalniveau, en het benutten van nieuwe inzichten uit burgerpeilingen waarvan de resultaten begin 2026 beschikbaar komen.

Relevante beleidsdocumenten:
·    Inkoopbeleid 2023

Gemeente Beek is geclassificeerd als een aanbestedende dienst en dient daarom te voldoen aan de hiervoor geldende aanbestedingswet- en regelgeving. Taakveld Inkoop draagt zorg voor het uitvoeren ervan op een wijze dat de gemeente Beek op een professionele en integere manier rechtmatig en doelmatig zal inkopen en hierover verantwoording aflegt. 

Taakveld Inkoop ondersteunt de organisatie met complexe aanbestedingen, contractmanagement en leveranciersbeoordelingen. Daarnaast leveren zij een bijdrage aan de toetsing van de jaarlijkse spend door de accountant.

Relevante beleidsdocumenten:
·    Nota reserves en voorzieningen 2024 (vastgesteld 2024)
·    Nota activeren en afschrijven 2024 (vastgesteld 2024)
·    Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2024 (vastgesteld 2024)
·    Treasurystatuut gemeente Beek 2023 (vastgesteld 2023)
·    Verordening ex artikel 212 Gemeentewet (vastgesteld 2023)
·    Verordening ex artikel 213 Gemeentewet (vastgesteld 2023)
·    Verordening ex artikel 213a Gemeentewet (vastgesteld 2023)
·    Nota Misbruik en oneigenlijk gebruik (vastgesteld 2023)
·    Controleprotocol gemeente Beek 2023 (vastgesteld 2023)

Beleids- en of financiële wijzigingen
n.v.t.